Abrechnungsservice

Nebenkostenabrechnung prüfen lassen:

Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit der Ihnen überreichten Nebenkostenabrechnung? Die am häufigsten begannen Fehler von Vermietern bei einer Abrechnung, wie Mieter hier reagieren sollten

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Betriebskosten, die umgangssprachlich auch Nebenkosten genannt werden, sind solche Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seiner Immobilie entstehen. Teilweise können diese auf den Mieter umgelegt werden. Der Vermieter hat somit das Recht, die Kosten vom Mieter zurück zu fordern. Dies kann er auf zwei Arten tun: Über eine Betriebskostenpauschale oder Betriebskostenvorauszahlungen. 

Die Betriebskostenpauschale

Vereinbart man mit dem Vermieter eine Betriebskostenpauschale, so muss der Mieter die Nebenkosten jedes Jahr über eine vorher vereinbarte Pauschale zahlen. Eine vorgeschriebene jährliche Nebenkostenabrechnung gibt es gesetzlich hierbei nicht.

Die Betriebskostenvorauszahlung

Häufiger dagegen wird im Mietvertrag eine monatlich zu leistende Betriebskostenvorauszahlung vereinbart. Diese monatliche Vorauszahlung wird zur 
sogenannten Kaltmiete hinzukommen. Durch diese Vorauszahlung, ist der Vermieter gesetzlich dazu verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnung zu erstellen. In dieser jährlichen Nebenkostenabrechnung werden die vom Mieter monatlich gezahlten Vorauszahlungen aufgelistet und gegen die im Jahr aufgelaufenen Ausgaben des Vermieters (Eigentümer) gerechnet. Hierbei kommt es dann zu einer Nach- oder Rückzahlung für den Mieter.

Wie könnte eine Nebenkostenabrechnung überprüft werden?

Durch den Vermieter kommt es bei der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung immer wieder zu Fehlern, sodass sich eine Überprüfung immer lohnt. Ansonsten kann es schnell passieren, dass der Mieter zu viel zahlen könnte. Dies gern auch mal in einem dreistelligen Euro Bereich.

Eine Überprüfung der Nebenkostenabrechnung ist sehr komplex. Es lohnt sich daher auf jeden Fall, sich von einem Fachmann helfen zu lassen.

Die am häufigsten begangenen Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung kann viele verschiedene Fehler enthalten. Es gibt inhaltliche, sowie formale Fehler, die unterschiedliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Hier eine Auflistung der häufigsten Fehler:

1. Anfallende Betriebskosten dürfen nicht abgerechnet werden
2. Die Nebenkostenabrechnung ist für Mieter nicht nachvollziehbar
3. Unvollständige Nebenkostenabrechnung
4. Die Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten
5. Der angegebene Abrechnungszeitraum ist falsch
6. Falsche Posten in der Abrechnung
7. Es wurde ein falscher Verteilerschlüssel angewandt
8. Heizkosten falsch abgerechnet
9. Mieter zahlt für Leerstand
10. Werden kosten für Gewerberäume mit eingerechnet
11. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

1. Betriebskosten wurden nicht im abgeschlossenen Mietvertrag vereinbart

Um entstandene Nebenkosten auf den Mieter umlegen zu dürfen, muss dies in einem gültigen Mietvertrag vereinbart worden sein. Sollte dies nicht der Fall sein, darf der Mieter nur für entstandene Heiz- und Warmwasserkosten aufkommen, sonstige angefallene Kosten sind somit durch die Kaltmiete abgegolten.

2. Die Nebenkostenabrechnung ist für Mieter nicht nachvollziehbar

Die Nebenkostenabrechnung muss gesetzlich so formuliert und aufgestellt sein, dass sie vom Mieter nachvollziehbar ist und dieser sie prüfen kann. Somit müssen folgende Kostenpositionen klar ersichtlich sein:

• Die Höhe der angefallenen Gesamtkosten
• Wie werden diese auf den Mieter umgelegt (Umlage- oder auch Verteilerschlüssel)
• Welchen Anteil sollte der Mieter zahlen
• In welcher Höhe hat der Mieter bereits Vorauszahlungen geleistet

Mit diesen Angaben, kann der Mieter ganz einfach die Nebenkostenabrechnung überprüfen. Dadurch kann der Mieter durch nachrechnen überprüfen, ob der aufgelistete Anteil an den jeweiligen Nebenkosten richtig ist und somit auch die Summe aller genannten Nebenkosten. Der Mieter sollte auch noch einmal einen Blick in den Mietvertrag werfen, denn nur nach dem darin vereinbarten Umlageschlüssel (oder auch Verteilerschlüssel genannt), dürfen angefallene Nebenkosten auf ihn umgelegt werden. Ist hierzu nichts im geschlossenen Mietvertrag festgelegt, muss der Vermieter die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche aufteilen.

Eine hierin unverständliche Kostenposition ist in der Regel ungültig. Gibt es einzelne Nebenkostenpositionen, die der Mieter nicht selbst überprüfen kann, muss er diese auch nicht zahlen. Dies gilt auch, wenn einzelne Angaben unverständlich sind, wie z.B. der Verteilerschlüssel „Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monat“ (BGH Az.: VIII ZR 84/07).

3. Unvollständige Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung muss, um gültig sein zu können, eine Vollständigkeit vorweisen. Folgende Angaben müssen zwingend darin enthalten sein:

• für welche Wohnung genau wurde diese Abrechnung erstellt
• Der Abrechnungszeitraum
• Eine Auflistung aller einzelnen Kostenpositionen inkl. der anteiligen Kosten für den Mieter
• Die Gesamthöhe der angefallenen Betriebskosten
• Die Angabe, ob sich aus der erstellten Abrechnung eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt

Der Mieter muss in der Lage sein, die erhaltene Nebenkostenabrechnung vollständig zu kontrollieren. Ist dies nicht der Fall, ist die Abrechnung auch fehlerhaft und somit ungültig.

4. Die Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist die Frist zur Abgabe der Betriebskostenabrechnung festgehalten: Aller spätestens zwölf Monate, nach Ende des Abrechnungszeitraumes, muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter vorliegen. (§ 556, Abs. 3 BGB). Abhängig hiervon ist, ob der Mieter die Nebenkostenabrechnung überhaupt beachten muss, denn:

Kommt eine verspätete Nachforderung muss der Mieter normalerweise nicht zahlen. Im Gegensatz hierzu steht dem Mieter aber ein Guthaben (Rückzahlung) trotz verspäteter Abrechnung weiterhin zu.

Hierzu ein Beispiel: Werden die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2019, also Abrechnungszeitraum vom 1.01.2019 bis zum 31.12.2019 abgerechnet, muss der Vermieter die Rechnung bis spätestens am 31.12.2020 dem Mieter aushändigen. Kommt diese später, ist sie in der Regel somit unwirksam. Einer hieraus resultierenden Nachzahlungsaufforderung müsste der Mieter nicht nachkommen. Ein Anrecht auf ein mögliches Guthaben, weil zu viel vorausgezahlt wurde, bleibt aber trotz fehlerhafter Abrechnung weiterhin bestehen. Selbst, wenn dem Vermieter die Jahresabrechnung des Hauses noch nicht vorliegt, muss er die 
Betriebskosten mit seinem Mieter innerhalb der Jahresfrist abrechnen.

Denn: Die Jahresabrechnung eines Wohnungseigentümers zählt nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Eine Nachforderung der Betriebskosten, nach der verstrichenen Ein-Jahres-Frist, kann der Vermieter nur dann geltend machen, wenn er weder fahrlässig, noch absichtlich die Verspätung der Jahresabrechnung verursacht hat. Hierzu muss er Vermieter allerdings Beweise vorlegen können (BGH Az.: VIII ZR 249/15).

Auch der der Satz „Die Post ist schuld“ zählt nicht. Denn wenn die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter rechtzeitig zur Post gebracht wurde, aber zu spät beim Mieter ankommt, ist sie unwirksam. Denn die Post gilt als Erfüllungsgehilfe des Vermieters, er hat sie mit dem Überbringen der Abrechnung beauftragt hat. Somit muss er für das Fehlverhalten der Post geradestehen (§ 278 BGB/ BGH VIII ZR 107/08).

5. Der angegebene Abrechnungszeitraum ist falsch

Der angegebene Abrechnungszeitraum muss zwölf Monate umfassen, um gültig zu sein (§ 556, Abs. 3 BGB). Es handelt sich um einen formalen Fehler, wenn der Vermieter einen längeren Zeitraum als zwölf Monate berechnet. Dieser Fehler macht die Nebenkostenabrechnung ungültig.

Der Ausnahmefall: Ein kürzerer Abrechnungszeitraum kann möglich sein, wenn nach Kalenderjahr abgerechnet wird. Dies ist dann der Fall wenn der Mieter z.B. erst im August einziehen würde. Somit hätten wir zwei Abrechnungszeiträume, eine für den ausziehenden Mieter im Zeitraum vom 01.01-31.07 und den Zeitraum des einziehenden Mieters vom 01.08 – 31.12.

6. Falsche Posten in der Abrechnung

Vereinbart man im Mietvertrag, dass „die Betriebskosten“, oder „sämtliche Betriebskosten“ der Mieter trägt, so gelten alle gängigen umlagefähigen Nebenkosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) als vereinbart (BGH, Az.: VIII ZR 137/15). Betriebskosten, die unter „sonstige“ zählen, müssen dann explizit benannt werden. Sollten im Mietvertrag nur einzelne Kosten aufgezählt sein, wie z.B. Beleuchtungskosten, Müllabfuhr und Gebäudereinigung, dann muss der Mieter auch nur eben diese zahlen. Die Nebenkostenabrechnung darf gesetzlich kein Zusammenstellen an beliebig abgerechneten Kosten sein.

In der Regel dürfen nur umlagefähige Nebenkosten vereinbart werden: Es lassen sich viele Kostenpositionen auf den Mieter umlegen, angefangen von der Grundsteuer über die Abfallgebühren, bis hin zur Zentralheizung.

Aber Vorsicht!

Nicht alle Nebenkosten muss ein Mieter dulden: So muss er die Kosten für notwendige Reparaturen oder den Verwaltungsaufwand des Vermieters nicht tragen.

7. Es wurde ein falscher Verteilerschlüssel angewandt

Bei der Wahl des Verteilerschlüssels kann der Vermieter bei den verschiedenen Kostenpositionen recht frei wählen. Hierbei ist wichtig, dass dem Mieter erkenntlich ist, nach welchem Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel genannt) abgerechnet wird. Jedoch gibt der Gesetzgeber hierbei vor, dass die sogenannten warmen Betriebskosten (Kosten fürs Heizen und warmes Wasser) nach Verbrauch abgerechnet werden müssen. Sollte der Vermieter also die Heizkosten nicht nach Verbrauch abrechnen, ist dies falsch.

Der Ausnahmefall: Die Ausnahme machen hier Mietwohnungen in Zweifamilienhäusern, wenn der Vermieter selbst die zweite Wohnung bewohnt. In diesem Fall können die Heizkosten dann auch pauschal abgerechnet werden.

8. Heizkosten falsch abgerechnet

Der Mieter sollte besonders genau hinschauen wie der seinige Anteil berechnet wurde. Denn hier bestimmt der Gesetzgeber über die Heizkostenverordnung (HeizkostenV), wie die Heizkosten verteilt werden müssen. In der Regel müssen höchstens 70 und mindestens 50 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch 
abgerechnet werden.

Die Regel bei vielen älteren oder schlecht gedämmten Mietshäusern sind 70 Prozent nach Verbrauch. Der übrigbleibende Anteil der Heizkosten wird dann nach Wohnfläche verteilt (§ 7 HeizkostenV). Sollte der Vermieter die Heizkosten anders verteilt haben, steht dem Mieter das Recht zu, die geforderten Heizkosten um 15 Prozent zu kürzen (§12 HeizkostenV).

9. Mieter zahlt für Leerstand

Sollte eine Wohnung im Haus über einen gewissen Zeitraum leer stehen, so trägt der Vermieter die Kosten dafür selbst und kann diese nicht anteilig auf die restlichen Mieter umlegen. Die leerstehenden Wohnungen müssen aber vom Vermieter bei den Gesamtkosten mit eingerechnet werden. Sollte also im Vergleich zum Vorjahr in der Abrechnung eine andere Gesamtquadratmeterzahl auftauchen, ist dies ein Anzeichen dafür, dass der Vermieter kosten sparen möchte und nur die vermieteten Wohnungen abgerechnet hat. Dies müssen Mieter aber nicht hinnehmen.

10. Werden Kosten für Gewerberäume mit eingerechnet

Handelt es sich um eine Mischnutzung und es gibt in einem Gebäude sowohl Wohn- als auch Gewerberäume, so dürfen die Mieter von Wohnräumen nicht mit Kosten belastet werden, die durch die gewerbliche Nutzung entstanden sind. So dürfen Vermieter z.B. Verwaltungskosten auf Gewerbemieter umlegen, aber auf Wohnraummieter nicht. Daher werden oftmals zwei getrennte Abrechnungen erstellt.

Der sogenannte Vorwegabzug ist gesetzlich vorgeschrieben (§20 Abs. 2 Satz 2 Neubaumietenverordnung) wenn der Fall des öffentlich geförderten Wohnraums vorliegt. Dieser Vorwegabzug soll verhindern, dass Wohnungsmieter mit den Kosten belastet werden, die allein oder in sehr hohem Maße durch gewerbliche Nutzer entstanden sind.

11. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Bei Nebenkosten gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, d.h. der Vermieter muss bei anfallenden Maßnahmen und Entscheidungen, die die Nebenkosten des Mieters beeinflussen, ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen (§ 556, Abs. 3 BGB). Der Mieter kann immer prüfen, ob die einzelnen Kosten der Nebenkostenabrechnung zu hoch sind. Eine zu hohe Nachzahlung in der Nebenkostenabrechnung sorgt oft für Unmut. Doch hier gilt: Mieter müssen in der Regel auch hohe Nachforderungen zahlen (BGH VIII ZR 195/03).

Sollte ein Mieter einzelne Nebenkosten als zu teuer empfinden, muss er dies belegen können. Bei Dienstleistungen wie z.B. Gartenpflege, Gebäudereinigung oder Hausmeisterdiensten darf der Mieter bei anderen Dienstleistungsanbietern nachfragen und Kostenvorschläge einholen.

Was kann und darf ich tun, wenn meine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist?

Haben Sie als Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung? So sollten Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Belegeinsicht beim Vermieter fordern und nehmen
2. Unstimmigkeiten erkannt, dann der Nebenkostenabrechnung widersprechen 

Haben Sie als Mieter sicher einen Fehler entdeckt, kann Schritt 1 auch übersprungen und sofort Widerspruch einleget werden.

Schritt 1: Belegeinsicht fordern und nehmen

Bestehen Zweifel an einem oder mehreren Kostenpositionen, sollte man seinen Vermieter kontaktieren und eine Belegeinsicht fordern (am besten sollte dies schriftlich geschehen). Der Vermieter ist verpflichtet, die Originalbelege auf Aufforderung vorzulegen.

Aber Achtung: Kopien dürfte der Mieter nur im Sonderfall fordern!

Wenn ein Mieter nicht zur Belegeinsicht vorbeikommen kann, dürfte dieser Kopien fordern z.B. wenn der Mieter in Saarbrücken wohnt, seine Hausverwaltung oder Vermieter aber in Berlin sitzt. Hier sind die Kosten der Kopien aber dann vom Mieter selbst zu zahlen.

Was tun, wenn der Vermieter die Belegeinsicht verweigert?

Sollte der Vermieter auch nach mehrfacher Aufforderung die Belegeinsicht verweigern, ergibt sich für den Mieter ein sogenanntes Zurückbehaltungsrecht (§273 BGB). Dies bedeutet, er muss die eingeforderte Nachzahlung nicht zahlen. Unter verschiedenen Umständen kann der Mieter sogar künftige Zahlungen der Betriebskostenvorauszahlung stoppen (BGH, Az.: VIII ZR 38/11 GE 2012, 825). 

Im schlimmsten Fall kann der Mieter auch die Belegeinsicht über ein Gericht einklagen.

Laut der gängigen Rechtsprechung gilt die Belegeinsicht als verweigert, wenn:

• Die schriftliche Verweigerung der Belegeinsicht durch den Vermieter.
• Sollte der Vermieter nicht auf die schriftliche Aufforderung des Mieters innerhalb der angemessenen Frist von 14 Tagen reagieren.
• Nicht alle notwendigen Belege werden vom Vermieter gezeigt.
• Der Vermieter gibt dem Mieter nicht die nötige Zeit für die Belegeinsicht.
• Die Belege sind nicht ordentlich sortiert.
• Anderweitige Verhinderung der Belegeinsicht durch den Vermieter.

Schritt 2: Unstimmigkeiten erkannt, dann der Nebenkostenabrechnung widersprechen

Nebenkostenabrechnung erhalten? Dann sollten Sie diese so schnell wie möglich überprüfen um den rechtzeitigen Widerspruch einlegen zu können. Dazu haben Sie als Mieter nach Erhalt, zwölf Monate Zeit. Zu einem späteren Zeitpunkt ist kein Widerspruch mehr möglich (§ 556, Abs.3, Satz 5 BGB). Ein Widerspruch ist auch noch immer dann möglich, wenn eine Nachforderung bereits bezahlt wurde, denn sein Rückforderungsanspruch besteht weiterhin (BGH Az.:VIII ZR 269/09). 

Bei einer Nachforderung jedoch, die wegen eines Fehlers zu hoch ausfällt, sollte der Mieter schnell handeln. Bei einer Nachzahlung muss der Mieter innerhalb von 30 Tagen die Kosten beglichen haben, sonst gerät er mit seiner Zahlung in Verzug (§ 286 BGB).

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Widerspruch und die Zahlung unter Vorbehalt auf Rückforderung: Innerhalb der 30 Tage, nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung, legt der Mieter dagegen Widerspruch ein und weist auf den Fehler hin. Der Mieter schreibt darin neben dem erkannten Fehler, dass er sich das Recht vorbehält, seine Zahlung zurückzufordern und zahlt die volle Höhe der Nachforderung.
2. Der Widerspruch und die Teilzahlung: Bei einem eindeutigen Fehler zahlt der Mieter nur den berechtigten Anteil und legt innerhalb der 30 Tages Frist Widerspruch ein. Sollte der Mieter mit seinem Widerspruch Recht haben, muss er so dem Vermieter nicht wegen zu viel gezahltem Geld hinterherlaufen.

Einen Widerspruch sollte der Mieter immer schriftlich verfassen und begründen. Zudem sollte der Mieter beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat. Bei einer persönlichen Übergabe des Widerspruchs sollte er einen Zeugen mitnehmen. Oder lässt sich bei der Übergabe des Widerspruchs eine Quittung des Vermieters ausstellen. Auf den eingereichten Widerspruch kann eine Nachbesserung erfolgen, diese muss der Mieter aber nur innerhalb eines begrenzten Zeitraums dulden.

Es gilt wie bei der Abrechnungsfrist (zwölf Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung (§ 556 Abs.3 BGB) muss der Mieter eine Korrektur des Vermieters erhalten haben. Sollte die korrigierte Forderung des Vermieters nach Ende des Abrechnungszeitraumes im Briefkasten landen, so ist diese in der Regel ungültig. Sollte der Mieter einen Fehler erkannt haben, wo der Vermieter keinen sieht, kann es schnell zu Streit kommen. Im Zweifel gibt es für den Mieter die Möglichkeit, sich den Rat eines Rechtsexperten oder beim Mieterbund einzuholen.

Welche Zeiträume und Fristen gibt es bei der Nebenkostenabrechnung einzuhalten?

• Der Abrechnungszeitraum der Nebenkosten: Kalenderjahr vom 01.01. bis 31.12 eines Jahres
• Die Abrechnungsfrist des Vermieters: 01.01. bis 31.12 des darauffolgenden Jahres
• Die Widerspruchsfirst des Mieters: 1 Jahr (zwölf Monate) ab Erhalt der Nebenkostenabrechnung
• Die Verjährungsfrist: 3 Jahre nach Ende des Abrechnungszeitraums